Digitalizarea operațiunilor de administrare personal a devenit o necesitate pentru multe organizații, în contextul distanțării fizice. Semnatura digitala se află printre funcționalitățile răspândite în mediul profesional din întreaga lume, contribuind la gestionarea eficientă a documentelor angajaților.
Un sistem de administrare personal reduce semnificativ nevoia de introducere manuală a datelor. Prin urmare, sarcinile alocate departamentul de resurse umane sunt eficientizate semnificativ. Tehnologia oferă specialiștilor HR toate datele despre angajați în format electronic, fapt care le reduce considerabil volumul de muncă. Mai mult, companiile care aleg să utilizeze o semnatura digitala beneficiază de avantajul de a înlocui semnătura olografă cu una care poate fi aplicată de oriunde, în format electronic.
Transformarea proceselor de HR cu un soft pentru administrare personal
Administrarea personalului în format digital minimizează operațiunile manuale, repetitive ale specialiștilor în resurse umane și reduce birocrația din cadrul companiilor. În acest fel, se creează un flux optim de lucru, iar comunicarea dintre manageri, departamentul de HR și angajați se îmbunătățește semnificativ. În rândurile următoare, vom prezenta principalele beneficii ale unui soft de administrare personal, alături de care este utilizată și o semnatura digitala.
Centralizarea în siguranță a datelor angajaților
Profesioniștii în resurse umane sunt nevoiți să gestioneze date complexe ale angajaților în activitatea de zi cu zi. Majoritatea acestor date sunt confidențiale și este important să fie păstrate în siguranță, pentru a le păstra confidențialitatea, dar și pentru a evita problemele de conformitate și sancțiunile care pot apărea în cazul în care ajung în atenția altor persoane, din exterior.
Într-un soft pentru administrare personal, pot fi stocate toate informațiile și documentele angajaților, cum ar fi: acte de identitate, date personale sau datele bancare. Breșele de securitate sunt evitate prin stabilirea clară a utilizatorilor care le pot accesa și printr-un sistem de autentificare bazat pe o securitate sporită.
Managementul contractelor, simplificat
Cu ajutorul unui instrument digital de administrare personal, poți genera contracte de muncă, acte adiționale la contractul de muncă, decizii de desfacere a contractului de muncă, pe baza unor șabloane predefinite. În plus, cu o semnatura digitala simplifică și mai mult activitatea administrativă. În acest fel, un angajat poate semna, spre exemplu, un act adițional de la distanță, fără a fi nevoie să se deplaseze la birou dacă muncește în sistem remote.
Disponibilitatea rapidă a rapoartelor
Prin intermediul unui soft de administrare personal, pot fi create și configurate rapoarte conform nevoilor de moment. Ai posibilitatea de a genera într-un mod intuitiv rapoarte cu privire la contracte, acte adiționale la contractul de muncă, decizii de desfacere a contractelor de muncă, rapoarte de prezență, evidența concediilor și alte tipuri de rapoarte necesare în anumite decizii.
Fără griji în privința actualizărilor legislative
Softul de administrare personal este actualizat în permanență cu modificările legislative care apar, iar astfel toate operațiunile pot fi realizate în siguranță, fără grija unor neconformități. Soluția este configurabilă pe nevoile companiei și ale angajaților, pentru fi utilă în toate situațiile specifice unei anumite organizații.
Specialiștii HR își pot organiza mai eficient timpul
Atunci când au la dispoziție o aplicație pentru managementul personalului, dar și o semnatura digitala, profesioniștii din departamentul de resurse umane nu mai trebuie să consume un timp îndelungat pentru gestionarea manuală a documentelor. Astfel, își pot organiza mult mai bine activitatea, și de asemenea, erorile umane sunt minimizate considerabil.
Soluții software performante de la UCMS by AROBS
Cu True Administrare Personal, o soluție software complexă dezvoltată de UCMS by AROBS, poți gestiona diverse activități ale departamentului HR într-un singur loc. Centralizezi toate datele și documentele angajaților în același loc, generezi contracte și diverse rapoarte și ai parte de un flux optim de lucru. Dacă îți dorești și o semnatura digitala pentru a eficientiza semnarea documentelor, UCMS by AROBS îți poate pune la dispoziție o astfel de funcționalitate. Pentru a descoperi în amănunt modul de funcționare al aplicațiilor pe care le dezvoltă și inovează continuu, contactează-i prin e-mail la sales@ucms.ro sau la telefon 0738 822 537.
